Шаблоны карточек согласования. Быстрое создание и заполнение повторных смарт-процессов

Ссылка на приложение в маркетплейсе https://www.bitrix24.ru/apps/app/pavluk_online.smart_templates/ Во многих компаниях сотрудники регулярно создают в смарт-процессах похожие карточки: заявки на оплату, договоры, закупки, служебные записки, расходы, юридические запросы и внутренние согласования. Большая часть полей повторяется: подразделение, тип заявки, юридическое лицо, ответственные, согласующие. Приложение «Шаблоны карточек согласования» позволяет один раз подготовить типовую карточку и использовать ее как основу для новых заявок. Сотрудник выбирает шаблон, меняет только переменные данные, проверяет будущую карточку и отдельно подтверждает создание. Главное преимущество – шаблон не создает карточку автоматически. Сначала пользователь получает безопасный черновик без записи в CRM, может проверить значения и только после этого создать новую карточку смарт-процесса. Основной функционал Приложение помогает создавать шаблоны карточек смарт-процессов Битрикс24 для повторяемых процессов. Возможности приложения: – создание шаблона из заполненной карточки или вручную – выбор нужных полей и значений – привязка к смарт-процессу и категории – личные и общие шаблоны – доступ для сотрудников и отделов – папки, теги, поиск и избранное – черновик будущей карточки – редактирование значений перед созданием – серверная проверка полей – переменные для дат – история версий – защита от перезаписи изменений – журнал созданных карточек Приложение превращает повторяющееся заполнение в сценарий: выбрать шаблон, изменить переменные значения, проверить и подтвердить создание. Почему приложение востребовано Смарт-процессы часто используются там, где форма почти одинаковая, а меняется только часть информации. В заявках на оплату повторяются тип платежа, подразделение, статья расходов, валюта и ответственные. В договорах – вид договора, юридическое лицо и параметры согласования. Чем больше полей и чем чаще создаются такие карточки, тем больше времени уходит на однотипную работу. Шаблоны позволяют сохранить готовую основу процесса и не заполнять повторяющиеся данные вручную. Работа из карточки смарт-процесса После настройки приложение добавляет в карточки доступных смарт-процессов поле «Шаблоны карточек согласования» с действиями: «Сохранить как шаблон» и «Создать по шаблону». Обе команды открываются в слайдере Битрикс24. Сотрудник может сохранить типовую заявку как шаблон, убрать разовые значения и открыть доступ коллегам. В следующий раз достаточно выбрать шаблон, изменить сумму, контрагента, дату и другие данные, проверить результат и создать заявку. Безопасный черновик После выбора шаблона сотрудник получает черновик будущей карточки. До окончательного подтверждения новая карточка не создается. При проверке приложение сверяет обязательность полей, доступность для записи, соответствие значений актуальным типам, категорию смарт-процесса и текущую структуру процесса. Если администратор изменил поле, его тип или категорию, приложение не создаст карточку вслепую, а покажет, что нужно исправить. Предварительная проверка не создает карточку и не запускает роботов. После подтверждения создается обычная карточка смарт-процесса, поэтому автоматизация Битрикс24 может запуститься по правилам портала. Личные и общие шаблоны Для шаблона можно выбрать доступ: только автору, выбранным сотрудникам и отделам или всем пользователям. Так можно создавать персональные заготовки и корпоративные шаблоны. Каталог помогает поддерживать порядок: есть папки, теги, поиск, фильтрация и избранное. При редактировании сохраняется предыдущая версия, а защита от одновременного редактирования не позволяет перезаписать чужие изменения. Бизнес-кейс Компания использует смарт-процесс для согласования платежей. В заявках повторяются тип платежа, подразделение, валюта, статья расходов и ответственные. Меняются поставщик, сумма, назначение платежа, дата и детали. С приложением можно создать шаблон «Оплата поставщику – стандартное согласование», сохранить постоянные значения и открыть его сотрудникам. При новой заявке сотрудник меняет только переменные данные, проверяет черновик и подтверждает создание. На что обратить внимание В шаблон лучше включать только значения, которые действительно повторяются. Разовые данные, суммы, комментарии, контрагенты и многие даты обычно должны меняться в каждой карточке. Файлы не копируются: вложения нужно добавлять отдельно. Системные и технические поля не переносятся как обычные значения. Что получает пользователь Вы получаете систему шаблонов для карточек смарт-процессов Битрикс24. Она ускоряет создание повторяемых заявок, но сохраняет контроль пользователя над каждой новой карточкой. Если нужны шаблоны для платежей, договоров, закупок, согласований, общие заготовки для сотрудников и отделов или предварительная проверка карточки перед записью в CRM, приложение закрывает эти задачи внутри Битрикс24.