Шаблоны карточек согласования в Битрикс24: повторяющиеся заявки – за несколько кликов
Ссылка на приложение в маркетплейсе https://www.bitrix24.ru/apps/app/pavluk_online.smart_templates/ В этом видео расскажу о приложении «Шаблоны карточек согласования». Это могут быть платежи, договоры, служебные записки, заявки на закупку, входящие обращения – любые процессы, которые вы ведете на смарт-процессах. Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда несколько раз приходится подавать примерно одну и ту же заявку на согласование. Полей там обычно много: обязательных и необязательных. И каждый раз все приходится заполнять заново, хотя из 15–20 полей реально меняются два-три. Например, приложили новый счет, а кому платим, за что платим, сумма, подразделение и другие данные остаются прежними. По просьбе одного из наших клиентов мы решили эту задачу. Теперь типовую заявку можно создать за несколько кликов. Один раз сохраняете шаблон и используете его сколько угодно. Это экономит время и снижает вероятность ручных ошибок. Шаблон можно создать с нуля, но удобнее взять готовую карточку. В приложении есть раздел «Мои шаблоны». Если шаблонов станет много, их можно распределять по тегам: договоры, счета, платежи, служебки. Есть отдельная вкладка создания шаблонов и журнал, где видно созданные с их помощью карточки. Основной сценарий еще проще – работа прямо из карточки смарт-процесса. После установки приложение создает специальное поле с двумя кнопками. Если позже вы добавили новый смарт-процесс, нажмите «Проверить и обновить поля», и приложение добавит поле туда тоже. Первая кнопка – «Сохранить как шаблон». Допустим, у вас есть правильно заполненная заявка, которую вы регулярно повторяете. Нажимаете кнопку, открывается слайдер с заполненными полями. Основные поля отмечены, но набор можно изменить: убрать ненужные или добавить пользовательские. Приложение запоминает выбранные поля и их значения. Остается дать шаблону понятное название и сохранить его. После этого появляется вторая возможность – «Создать по шаблону». Мы специально не создаем новую карточку сразу. Сначала формируется черновик. Это важная промежуточная стадия: вы видите, какие значения будут записаны, и можете спокойно проверить их перед созданием карточки. Есть и кнопка «Проверить черновик». Я рекомендую ей пользоваться, особенно первое время. Если шаблон содержит 15–20 полей, с момента его создания что-то могло измениться. Проверка пробежится по полям и подсветит возможные проблемы. Если нужно – редактируете, если все правильно – подтверждаете создание. В итоге новая карточка появляется уже с заполненными данными. Вместо десятков полей пользователь выбирает шаблон, проверяет переменные значения и создает заявку. Все созданные элементы попадают в журнал, откуда можно перейти в нужную карточку. Администратор, скорее всего, будет чаще заходить в само приложение: организовывать шаблоны, проверять поля и смотреть журнал. Обычным сотрудникам достаточно кнопок в карточках. Один раз показать принцип работы – и дальше все становится практически машинальным. Базовая логика простая. Есть карточка смарт-процесса, которую вы регулярно повторяете, меняя два-три поля, а остальные 15–20 оставляя прежними. Не заполняйте их каждый раз заново: сохраните карточку как шаблон и создавайте следующие на его основе. Если при работе чего-то не хватает или вы столкнулись с ошибкой, напишите нам через форму поддержки. На разных порталах встречаются свои нюансы, и такие обращения мы разбираем. Также посмотрите другие наши решения в Маркетплейсе – у нас уже больше 60 приложений для Битрикс24. Сделайте работу коллег проще. Пускай приложение приносит вам пользу. С вами был Юрий Павлюк и команда Digital for Sales. До встречи в новых видео. Пока! #Битрикс24 #смартпроцессы #автоматизация #согласование #DigitalForSales