КОРПОРАТИВНЫЙ КОНТРОЛЬ

В прошлом видео мы очень подробно изучили функцию контроля, ее смысл и отметили 3 важных правила если не идеального, то приближенного к идеалу контроля. Сегодня предлагаю «вдохнуть жизнь» эти моменты на примере построения корпоративной системы контроля. Вот вы руководитель большой или малой компании, всей или только какого-то направления. Не принципиально. Какая-то система управления есть, но вы хотите идеальную. С чего начать? Первое. Начните с внутренней среды, с процессов. В них есть функции. Выпишите их, можете в таблицу, можете в нотации какой-нибудь их описать. Перед вами потенциальные объекты контроля. В каждой из этих функций может что-то пойти не так, она может быть выполнена неправильно или банально не выполнена. Второе. По каждой из выявленных функций опишите риски, можете в той же таблице. Ответьте на вопрос: какое негативное последствие может произойти, если произойдет ошибка в функции, далее оцените вероятность в % и размер ущерба (в баллах или рублях если можете). Перемножьте вероятность на ущерб получите опасность риска. Третье. Ранжируем риски по опасности. И начинаем продумывать способы контроля для особо опасных, потом менее и т.д. Основные проблемы к функцией или процессом могут быть либо ввиду некачественного входа. Допустим сотрудник ошибается в расчете стоимости, потому что ему дают неверные данные об объемах или ценах. Либо в самом процессе или функции, для нашей ситуации, к примеру, очень трудоемкий расчет. На выходе имеем убыточную сделку. Мусор на входе - мусор на выходе. Что можно предложить? Первый вариант: контроль выхода, которой и дает некачественный вход, либо входной контроль. Что выбрать? У выходного и входного контроля есть свои плюсы и минусы. Контроль выходной. Главный плюс, что при выявлении ошибок результат возвращается в процесс и они оперативно устраняются. Поскольку ошибка порождена процессом, исправить ее может только этот процесс. Логично. Но есть минусы. Смешение функций исполнения и контроля, когда одна и та же бизнес-единица или исполнитель делает работу и сама проверяет результат. Также притупляется обратная связь с процессом-заказчиком и любое изменение дается компании очень нелегко. Контроль на входе. Плюс и минусы обратны выходному контролю. С входным контролем бизнес-модель адаптивнее, но при этом появляются проблемы оперативности устранения ошибок, поскольку процесс-получатель, как правило, может только найти ошибку, но не исправить. На стыках процессов, где могут проявится опасные риски необходимо продумывать и просчитывать комбинации контрольных процедур, входных, выходных, а возможно и смешанных. Можно вообще между процессами внедрить самостоятельный контрольный процесс, наподобие отдела контроля качества, но помним, что отдельная функция контроля всегда затратнее встроенной в процесс. Теперь касаемо возникновения проблемы в самой функции. Здесь можно подвесить автоматизацию. Как правило, в данном моменте она оправдана. Но опять-таки, если автоматизировать бардак, то получится автоматизированный бардак. Придется первоначально вникнуть в механику работы. Чтобы удостоверится, что дизайн процесса оптимален. Как это сделать? Простое наблюдение за работой процесса, которое позволит вам существенно повысить надежность работы, по типу визуального менеджмента в кайдзен. Если есть дублирования, ненужные движения, излишняя информация, исключайте. Далее, выявляем действия, которые занимают больше всего времени или наиболее затратны и думаем, как их: упростить и/или автоматизировать. После всех мероприятий задаем себе вопрос: на каких функциях в процессе остается вероятность появления ошибки, существенно влияющей на результат процесса и какая форма контроля может быть применена? Для наглядности можете пользоваться простой таблицей. Процессы / Риски / Опасность риска / Входной контроль / Выходной контроль / Оптимизация процесса / Автоматизация Каждая графа, этап вашей работы по формированию надежной контрольной среды. Еще раз повторю. Любые мероприятия (столбцы 4-7) должны быть просчитаны финансово. Правило эффективности никто не отменял. Затраты на контроль не должны превышать опасность риска.