Автоматизация документооборота: опыт REG.RU

Автоматизация документооборота стала важнейшей задачей для REG.RU ― крупнейшего российского хостинг-провайдера и регистратора доменных имен. Компания быстро росла, и вручную обрабатывать большие объемы документации юристам было крайне сложно. На Pravo Tech Forum 2021 Павел Патрикеев, руководитель юридического отдела REG.RU, и Антон Жучков, ведущий бизнес-аналитик REG.RU, рассказали, как внедрение технологий помогло справиться с огромным потоком входящей корреспонденции и ускорить документооборот. У REG.RU 2,2 млн клиентов и 3,3 млн доменов на обслуживании. Правовое подразделение компании, в котором работают 12 человек, выполняет три основные задачи: — общая юридическая функция: сопровождение корпоративных правоотношений, судов, договорная работа и т.д. — предоставление информации: ответы на запросы, сопровождение abuse, общая консультация — делопроизводство: регистрация корреспонденции, организация архива Ежегодно юристы защищают интересы организации в 100 судебных делах и обрабатывают 14 000 запросов госорганов. Исходная картина до автоматизации документооборота была такой: — Множество категорий документов с различными сроками ответа — Значительный поток процессуальных документов — Разрозненные хранилища данных и документов — Отсутствие единой точки входа для согласования документов Юридическому отделу требовалось единое хранилище данных и единая точка входа для согласования документов. Проблему решило внедрение автоматизированной системы, которую юристы настраивали в несколько итераций. В результате автоматизации документооборота: — появилась единая точка входа для заявок на подготовку документов — время на поиск документов в базе сократилось на 90% — выгрузить документацию для аудита и комплаенса можно в течение 1 дня — история согласования доверенностей и договоров автоматически сохраняется в заявках — настроен прозрачный процесс согласования документов с телефона, без использования стационарных средств — юристы максимально быстро реагируют на запросы органов и обращения клиентов — создан универсальный электронный архив В планах юридической команды: — Сократить время составления типовых документов на 90% — Уменьшить количество сотрудников, задействованных в рутинном сканировании и поиске документов, до одного человека — Перевести всех сотрудников юридического отдела в единое «виртуальное рабочее место» — Создать экосистему, не требующую использования сторонних или дополнительных внутренних сервисов, для совершения 90% рабочих действий Хотите автоматизировать документооборот в компании? У нас есть решение: https://bit.ly/3n02vnT