Впровадження зовнішнього електронного документообігу | Deals

Що необхідно компанії? 1. Видати наказ щодо основної діяльності «Про впровадження системи електронного документообігу», який підписує керівник компанії. В даному наказі необхідно: Передбачити дату впровадження системи електронного документообігу (СЕД); Затвердити перелік працівників, які матимуть доступ до СЕД; Призначити структурний підрозділ або працівника, відповідального за програмну й апаратну підтримку СЕД; Визначити відповідальних за розроблення регламенту (порядку, інструкції тощо) функціонування системи й навчання працівників. 2. Розробити Інструкцію зі здійснення документообігу в електронному вигляді. В інструкції необхідно передбачити : Порядок створення, погодження та підписання електронних документів; Порядок та особливості зберігання електронних документів; Порядок надання доступу до відповідних документів тощо 3. Видати наказ «Про затвердження інструкції зі здійснення документообігу в електронному вигляді» 4. Видати наказ «Про Порядок застосування електронного підпису» В наказі необхідно: Запровадити використання в компанії електронного підпису; Призначити відповідальну особу за підготовку документів, отримання, блокування та скасування електронного підпису (кваліфікованого електронного підпису). 5. Розробити Інструкцію з використання електронного підпису в компанії. В інструкції необхідно: Визначити порядок підготовки та подання до суб'єкту надання довірчих послуг (АЦСК) документів, необхідних для отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП); Визначити порядок подання до суб'єкту надання довірчих послуг (АЦСК) звернень про скасування, блокування або поновлення кваліфікованих сертифікатів підписувачів; Визначити порядок ведення обліку надійних засобів КЕП, програмно-апаратних та апаратних носіїв особистих ключів електронного підпису підписувачів; Визначити порядок зберігання документів та їх електронних копій, на підставі яких отримано послуги, пов'язані з КЕП; Передбачити контроль за використання підписувачами надійних засобів КЕП та зберігання ними особистих ключів; Передбачити контроль за скасуванням сертифікатів ключів КЕП та ЕЦП співробітників, які звільняються з компанії. 6. Видати наказ «Про затвердження інструкції з використання електронного підпису в компанії» 7. Видати довіреність на підписання відповідних документів визначеному переліку співробітників компанії. В довіреності вказується вичерпний перелік дій, в рамках яких співробітник може підписувати документи електронним підписом. У випадку, якщо співробітник підпише документ, який він не мав права підписувати, такий документ буде визнано недійсним. 8. Отримати ключі КЕП співробітниками компанії. Де отримати КЕП? АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДФС БЕЗКОШТОВНО; АЦСК органів юстиції України; Іншому кваліфікованому надавачі електронних довірчих послуг, перелік яких міститься в Довірчому списку. Дистанційно отримати КЕП можна при таких умовах: чинні сертифікати (наприклад, до закінчення строку чинності сертифікатів залишилось декілька днів); незмінні реєстраційні дані (ПІБ, адреса реєстрації місця проживання, код ЄДРПОУ організації тощо); особистий ключ доступний лише користувачу та не є скомпрометованим. 9. Провести інструктаж та навчання співробітників роботі в системі електронного документообігу. ------------ Які документи подавати, щоб отримати КЕП та про особливості роботи з електронним підписом читайте за посиланням https://dealssign.com/uk/etsp-ta-kep-zhidno-zakonu-pro-elektronni-dovirchi-posluhy/ АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДФС https://acskidd.gov.ua/r_kor АЦСК органів юстиції України https://ca.informjust.ua/government_agencies Довірчий список https://czo.gov.ua/trustedlist dealssign.com